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深梅商〔2014〕05号--深圳市梅县商会档案管理制度

各部门、各会员单位:

    现将《深圳市梅县商会档案管理制度》印发给你们,请遵照执行。 

  

    为加强档案管理工作,提高档案工作质量,更好地为商会服务,为了使本会的立卷归档工作顺利进行,完整地保存本会在日常工作及各项活动中形成的文字、文件材料,根据有关档案管理的规定,结合本会档案工作的实际,档案工作实行统一管理的原则,维护档案完整与安全,便于商会各方面的利用,特制定本制度。

    一、 文书档案归档制度

    1、凡是在本会日常工作及各项活动中形成的具有查考利用价值的收发文件、会议文件、内部文件、会议记录、本会编印的出版物原稿(附印本)以及编制的图表、簿册、有关的照片等不同形式的文件和材料,均需归档立卷保存。

    2、各部门人员应将工作完毕或活动中形成的文字、文件、图表、声像等不同形式的材料,及时主动地交至档案管理员立卷归档,集中管理,任何部门和个人不得据为已有。工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交由档案管理员统一登记、立卷、归档管理。移交文件需填写《文件移交登记表》。

    3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,如有不符合要求的档案管理员有权退回原部门重新书写。重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。

    4、财务人员应在次年的六月底前,按规定立卷归档,暂由财务人员保存一年后,移交档案管理员。

    二、电子档案归档制度

    1、电子文件实行集中统一管理,归档方式主要采取实时进行归档。   
    2、各部门应及时在工作完毕或活动后与纸质版文件一同交由档案管理员归档,应归档的电子文件归档,做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致。移至档案管理员的移交手续应当完整。
    3、电子档案应配备专用的电子档案硬盘,每年定期备份,规范存放归档电子文件和数字档案。

    三、档案管理人员工作职责

    1、各部门指定档案管理员,负责本部门在工作中形成的档案,部门档案管理员按照档案归档范围要求,负责收集全部应归档文件、声像等材料,做好收集、审定、整理、立卷工作,保证其完整、及时归档。

    2、档案管理员必须坚持原则,保守机密,不得泄露所藏档案的内容,严格执行档案管理制度,提高警惕,防止失密泄密等事故发生。

    3、档案管理员负责文件归档前的监督、指导工作,以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用,做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等与登记一致。

    4、各部门根据归档要求,在应归档文件(包含电子文件,以下同)产生时、完成时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的文件应在规定期限内进行实时归档,把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝,编制机读目录和《归档文件登记表》。

    5、建立档案《档案借阅登记表》,做好查阅档案登记。

    6、要定期进行库藏档案的清理校对工作,做到帐、物相符。定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性,保证数字档案的安全保密。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时,要查明原因,保存依据。

    7、档案管理专员调动工作时,应在离职前办好档案的交接手续。

    四、档案借阅规定

    1、本会档案供本会各部门查阅利用,查阅档案资料时需办理查阅登记手续,填写《档案借阅登记表》,需复印(部分或全部)档案材料的,应在“借阅表登记表”上注明登记。对借阅和利用进行登记后,及时将利用效果反馈给档案管理员。数字档案的查阅,查阅者也需填写《档案借阅登记表》。查阅人员应严守机密,不得翻阅和摘抄利用机密档案。

    2、外单位查阅档案资料,须持所在单位介绍信,经分管领导审批后,予以查阅。外单位查阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。

    3、查阅档案,只限于在指定场所进行,未经批准,不得将案卷带出档案柜,不得将档案带回家等。查阅档案要爱护档案,不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等。一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。

    五、档案保密制度

    1、已归档的机密、秘密文件、资料,只限于直接需要的部门和人员使用,查阅时须经分管领导批准。

    2、各部门暂时保存的机密、秘密文件、资料,应妥善保管,不让外来人员随便翻阅,用后立即归档。

 


                                                  深圳市梅县商会

                                                   二〇一四年七月三十日

 

主题词:档案、制度、通知

报:余锋光会长

发:秘书处各部、理事以上会员单位

深圳市梅县商会(同乡会)秘书处                 共印10份



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