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深梅商文件<2013>03号--印章管理制度
 

    第一条 印章是深圳市梅县商会(下称本会)经营管理活动中行使权限,明确本会各种权利义务关系的重要凭证和工具。为保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性,明确使用人与管理人员的责权,维护本会利益,杜绝不法行为的发生,加强本会印章的管理,特制定如下管理制度。

    第二条 本会印章共有三枚,即公章、财务章、法人私章。

    第三条 印章的刻制

    3.1 本会成立,基本印章(公章、财务章)的刻制,均须报商会主要负责人批准,批准同意后,由指定的印章管理人员负责刻制,交由秘书处备案,并从刻制之日起执行相关使用规定。

    3.2 本会印章的形体和规格,按国家有关规定执行。

    3.3 因业务发展需要申请各职能部门专用章时,由需求部门填写《印章制发申请表》经秘书长及会长核准后送交秘书处刻制,部门章一般为椭圆章。

    第四条 印章的启用

    4.1 新印章启用前要做好戳记,并留样保存,以便备查。

    4.2 印章启用应报本会会长批准,并下发启用通知,注明启用日期和使用范围。

    4.3 任何部门在启用印章前,均需到秘书处办理领取手续,接受相应的责权告知,签订《印章签收手续》并备案。

    第五条 印章的保管和交接

    5.1 本会公章、财务章由秘书长保管或由秘书长指定专人保管,法人私章由会长指定专人保管,各部门印章由各部门指定专人保管。各印章保管人员名单须报秘书处备案。

    5.2 印章保管须有记录,注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

    5.3 严禁员工私自将本会印章带出本会使用。若因工作需要,确需将印章带出使用的,由用印人填写《申请使用商会印章审批表》,并征得秘书长或会长同意,由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的,由借用人填写借据,经秘书长或会长批准,方可带离秘书处。印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。

    5.4 印章保管人因事离岗时,须由秘书长指定人员暂时代管,以免贻误工作。

    5.6 印章保管必须安全可靠,加锁保存,不可私自委托他人代管。

    5.7 印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合查处。

    5.8 印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

    第六条 印章保管人的责权

    对于本会主要印章管理,采用的是分散管理相互监督的办法。秘书处主要职责是对印章的使用进行合理性管理,而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力,具体划分如下:

    6.1 公章、财务章的保管人无独立使用权力,但具有监督及在领导批准后的使用权力,因此公章、财务章的保管人对印章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任;未经审批同意擅自使用的,保管人对使用结果负全部法律责任并按本会有关规定进行处分。

    6.2 法人私章的保管者既是保管者又是使用者,但其无独立使用权力,需依据财务人员审批的支付申请或取汇款凭证方可使用,否则负全部责任。

    第七条 印章的使用

    7.1 印章使用范围如下:

    7.1.1 凡属以本会名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖本会公章;

    7.1.2 凡属财务会计业务的用财务章。

    7.1.3 凡属部门业务范围内的加盖部门章;

    7.2 印章使用程序如下:

    7.2.1 本会业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先填写《申请使用商会印章审批表》后,经部门负责人审核、本会秘书长或会长批准,方可用印,印章保管人员应将印章审批表妥善保存并做好印章的使用登记工作。

    7.2.2 印章使用必须建立用章登记台账,严格审批手续,不符合规定的和未经领导签发的文件、合同等,印章管理人有权拒印。

    7.2.3 严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时,须经本会领导签字同意方可;待工作结束后,必须及时向本会签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况,未使用的必须立即收回作废,已使用的合同协议类文件须报印章管理人员备案。

    第八条 印章的停用

    8.1 有下列情况,相关印章须停用:

    8.1.1 本会名称变动;

    8.1.2 印章使用损坏;

    8.1.3 印章遗失或被窃,声明作废。

    8.2 印章停用时须经本会会长批准,及时将停用印章送秘书处封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

    第九条 所有印章的使用,必须严格执行本会的印章使用规定,做好申请和使用登记。如违规使用出现问题,本会将依法严肃追究其法律责任。

    第十条 本制度由本会秘书处制定并解释。

    第十一条 本制度自发布之日起施行。

    附件:申请使用商会印章审批表

                                                 深圳市梅县商会  

                                               二○一三年六月十九日

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