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深梅商文件<2013>02号--财务管理制度(暂行)
 
    第一章 总 则

    第一条 为使深圳市梅县商会(同乡会)(下称本会)经费收支规范化、制度化,更好地确保本会的正常、健康发展,维护会员的合法权益,结合本会实际,特制定本制度。

    第二条 财务人员必须严格遵守《中华人民共和国会计法》、《深圳市会计条例》等有关规定,坚持“依法、依规、依责任、依程序”原则,严格把关,忠于职守。

    第三条 本会实行“统一领导,集中管理,谁主管谁负责”的财务管理体制,以坚持勤俭节约,量入为出,可持续发展为原则。财务工作实行预算管理模式,经费开支严格按照各项财务制度的要求,在会长核定的预算范围内执行;严格按规定的审批权限与程序,凭真实、有效的原始凭证报销;经费开支定期公布,加强财务控制与监督。

    第四条 本会实行会长一支笔审批(或会长授权审批)制度,分管领导及部门负责人等相关人员应严格审核本会各项经济业务的发生,若因审核不严给本会造成的损失,有关人员应承担相应责任。

    第五条 严格遵守《现金管理条例》有关规定,杜绝白条抵库,严禁公款私存,挪用公款,出借出租账户给他人套取现金,建立定期与不定期的现金盘点制度。

    第二章 经费开支的审批原则

    第六条 经办人为审批事项的直接责任人,对该事项承担直接责任。

    第七条 审批人为审批事项的决策人,对审批事项承担决策领导责任。

    第八条 分会负责人应对分会全部审批事项承担决策责任,超过规定限额提交分管领导核准,提交分管领导核准的,分管领导承担领导责任。

    第九条 任何审批事项应包括但不限于经办人签名、部门负责人签署审核意见、审批人签署审批意见。本会财务人员应根据本会财务要求做好入账审核。

    第三章 经费开支的审批权限和报销要求

    第十条 经费在一万元以下的预算内常规开支,按本会报销审核程序,经会长授权秘书长审核批准后执行;经费在一万元以上的预算内常规开支,按本会报销审核程序,呈会长批准后方可执行。经费在五千元以下的非预算内日常零星开支项目,由会长授权秘书长审核批准后执行;经费在五千元以上的非预算内开支项目,须呈会长审核批准后执行。预算外开支二万元以上的项目或活动以及专款资助开展的公益性项目及活动,须报会长严格审核并召开财经事务审核工作组讨论决定后执行。

    第十一条 在经费使用前,经办人必须填写《用款申请表》(见附件一),说明用款事由及所需经费数额,并对填写内容的真实性、合法性、合规性、合理性负责。由部门负责人提出意见;财务人员审核是否符合有关财务规定提出财务意见;报秘书长根据业务实际需要与财务意见审核同意;经秘书长或会长批准后,方可办理。不按规定程序办理《用款申请表》的一律不予报销。如遇特殊情况,在不违背财务规定的前提下,须请示秘书长或会长同意后,方可执行,事后须补办《用款申请表》。《用款申请表》是经费开支报销凭证之一,没有《用款申请表》的一律不予办理报销。

    第十二条 各项费用开支报销期限实行限时制。一般情况下,市内单据的报销在业务发生后五天内办理完毕,市外单据的报销十天内办理完毕。如特殊情况,须书面说明原因。

    第十三条 经费开支报销时,经办人必须取得合法、真实的原始的凭证,内容填写完整,发票上有经办人、证明人签名,凭原始凭证打印报销单,由经办人在报销单上确认签名,部门负责人、秘书长审核确认签字,统一交给报账会计;报账会计审核单据是否真实、完整,开支是否符合规定,并确认签字,按审核权限报秘书长或会长批准后,方可办理报销手续。

    第十四条 所有开支必须严格按照《用款申请表》批准的范围和标准执行。如特殊原因,须重新补办《用款申请表》审批手续。否则一律不予报销。

    第四章 各类经费开支的规定

    第十五条 经常性开支的规定:经常性开支是指人员工资、社保、银行代扣费用、水、电、房租费用、公车日常使用费等开支项目。经常性开支由秘书处和财务人员负责办理《用款申请表》审批手续。经秘书长审批后方可执行。

    第十六条 会议费的规定:本会召开的各种工作会议,各部门召开的大型业务会议统一由秘书处安排会议场所、会务用品及会务用餐等。所有经费由本会秘书处结合会议要求办理《用款申请表》审批手续。各部门召开的小型业务会议所需经费由各部门经办人负责办理《用款申请表》审批手续。经审批后方可执行。

    第十七条 接待费的规定:本会对领导、乡亲及对外交流的接待工作所需经费,由秘书处根据接待的具体事项、人数等情况办理《用款申请表》手续,经审批后方可执行。接待费应以节约为原则,严格控制使用。任何因私宴请餐费一律不予报销。

    第十八条 工作误餐的规定:各部门因公外出公务耽误饭堂就餐时间或组织专项业务行动适逢节假日饭堂不解决就餐等情况,需在外就餐的,由部门经办人办理《用款申请表》审批手续。如不能及时办理《用款申请表》审批手续的,须经各部门负责人、秘书长或会长同意后,方可执行,并补办《用款申请表》审批手续。

    第十九条 喜庆费及慰问费的规定:本会会员的喜事、慰问等相关事宜费用支出,应严格按照本会制定的《关于会员喜庆、慰问的费用报销规定》(见附件二)实施,支出的费用不得超过规定的金额,由秘书处负责办理《用款申请表》审批手续,并经秘书长或会长审批同意后,方可发放。

    第二十条 固定资产及低值易耗品采购费用的规定:固定资产及低值易耗品的采购须严格依据依程序执行,由采购人员办理《用款申请表》审批手续方可购置。财务人员须依据有关规定及采购制度严格把关,审核有关原始资料,办理采购费用报销手续。

    第二十一条 印刷费用的规定:申请印刷审批程序严格按照本会制定的《经费使用制度》执行。单项费用在1万元以下的各类资料印刷品,由各部门负责人与采购人员确认的印刷合作单位商议印制事宜,并办理《用款申请表》经秘书长审批后执行。单项或累计费用在1万元以上的,办理《用款申请表》经会长审批后执行。

    第五章 财务控制、分析与监督

    第二十二条 财务人员一方面要全面掌握本会财务开支情况,并根据本会财务开支情况及时向秘书长及会长提出合理化的财务意见;另一方面要严格按照有关财务规定把好关,对不符合财务规定的和不符合报销程序的一律不得报销。各部门负责人、秘书长分别是部门直接责任人、主管负责人,必须重视与支持财务控制工作,及时了解本会的经费开支情况,在审批本会经费开支的同时,须认真审核各项经费开支的真实性、合法性、合规性、合理性,并负有相应的财务控制责任和主管责任。

    第二十三条 财务人员要定期将预算执行情况、资金使用情况及各部门开支情况等进行财务分析,并定期在会议上公布各项经费开支情况,做到透明公开。

    第二十四条 建立自查与督查制度。财务人员一方面定期开展本会的财务开支自查活动。检查各项开支是否依法、依规、依责任、依程序执行;另一方面要完善内部督查制度,排查财务管理上及审批程序上存在的问题,防止漏洞,杜绝各种违反财务制度和财经纪律的行为。

    第二十五条 本会的财务账目完全公开,会员可随时查询,一切开支均应在公开透明下操作,本会每年至少向会员公布财务状况一次,并接受会员和监事会的严格监督。

    第六章 附 则

    第二十六条 秘书长的审核职责:本会财务在办理财务审核工作时,应依照有关法律法规以及本会规章制度的要求,对审核事项做决定。

    第二十七条 会长的审核监督职责:会长为本会财务管理工作的负责人,履行本制度规定的审批职责。

    第二十八条 本制度经本会常务理事会审议批准后执行,由本会秘书处负责解释。

    附件一:用款申请表

    附件二:关于会员喜庆、慰问的费用报销规定

    附件三:经费审批程序图

                                    深圳市梅县商会(同乡会)

                                     二〇一三年五月十五日 

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